Varastonhallinnan on toimittava kuin hyvin rasvattu salama

Varastonhallinnassa on kaksi yleistä pääasiallista toimintalinjaa, joista täytyy pitää huolta:

1.    Kun varastoon saapuu tavaraa, tämän laadusta on pidettävä huolta. Huolenpidon täytyy jatkua siihen asti, kunnes tuote lähtee asiakkaalle, se käytetään raaka-aineena toisen tuotteen valmistuksessa tai siirretään johonkin muuhun paikkaan.

2.    Varaston tavaroista on pidettävä yllä kirjaa. Hyvä varastokirjanpito ei ole valinnaista, se on ehdottoman välttämätöntä.

Varastokirjanpito on usein aliarvostettua työtä. Se annetaan usein tehtäväksi sellaiselle henkilölle, jolla ei ole asiaan riittävää koulutusta tai osaamista. Valitettavasti tästä seuraa usein silkkaa rahan menetystä.

Varastonhallinta on sitä helpompaa mitä parempia ovat yrityksen tähän tarkoitukseen osoittamat mekanismit. Kun varaston valikoima on suuri, tarvitaan lisäksi menetelmiä käsitellä varastoon liittyviä operaatioita. Näitä ovat esimerkiksi

·       fyysiset tavarantarkastukset

·       inventaariot

·       kuljetuksessa olevien tavaroiden hallinta

·       hankinnat

·       palautukset

·       rikkinäisten tavaroiden poistaminen varastosta

·       sitoutuneen pääoman arvotus

·       varaston nimellinen arvostus

Jos varastonhallinnasta ei pidetä huolta, tuloksena on omituisia ylijäämiä, jätettä, arvaamattomia varastoeriä, hävinneitä tuotteita ja haamuina kummittelevia tuotteiden häntiä.

Varastoa tulee hoitaa päivittäin ja varastonhallinnan täytyy olla helppoa. Tietojärjestelmät, joilla varastoa hallitaan, tulee suunnitella niin, että ne tukevat tätä työn tekemistä.