Virhe 7: Tietojärjestelmän huono jalkautus henkilökunnalle
Tuotteita ostavan ja myyvän organisaation ydintehtävänä on ostaa ja myydä tuotteita, ei rakentaa tietojärjestelmiä. ATK:n rakentaminen on syytä jättää ammattilaisten tehtäväksi ja keskittyä itse siihen, mitä parhaiten osaa.
Haittapuolena tästä on se, että harvalla organisaatiolla itsellään on omia mikrotukihenkilöitä käytössään. Ja kun yrityksellä ei ole omaa teknistä tukea, varastonhallinnan prosessien onnistuminen riippuu kokonaan henkilökunnasta ja siitä miten henkilöstö ottaa varastoihin liittyvät prosessit haltuun. Tässä on omat haasteensa.
Erityisesti jos yrityksessä on useita osastoja tai toimipisteitä, tulee kaikissa prosessien käyttöönotoissa väistämättä esiintymään kitkaa. Osastojen välisen yhteistyön puute ja harvat tukityökalut ovat kielteisiä tekijöitä. Ne voivat estää uusia prosesseja, kuten uusien tuotteiden tarjousten pyytämistä toimittajilta, onnistumasta.
Lisäksi mutkikas viestintä ostohenkilöstön ja tuotevaraston johtajien välillä on kohtalokasta, koska molempien osastojen tulisi työskennellä käsi kädessä. Ja jos tähän kaikkeen lisätään, että molempien osastojen tietojen keskinäinen vaihdanta ei ole samalla tasolla, tulee vastaan helposti ongelmia.
Yleensä varastonhallinnan ongelmat ilmenevät tuotteiden ylivarastointina, hukkuvina tuotteina ja haamukoodeina. Nämä kaikki merkitsevät rahan ja resurssien menetystä. Tuotteiden hyvän hallinnan varmistamiseksi on tarpeen tuntea kaikki yrityksen olemassa olevat tuotteet. Tämä on mahdollista vain, jos yrityksellä on yksityiskohtainen ja luotettava luettelo ostetuista ja varastoiduista tuotteista. Jos varaston artikkeleiden lista ei ole järjestyksessä, tehtävä on mahdoton.
